在公司運營中，財務管理至關重要，貫穿日常運營各環節。近期，盟叔精心籌備，聚焦高頻被提及的差旅費問題，其合理規劃、合規報銷與精準管控影響成本與效率，盟叔將通過這篇文章，幫助大家避開誤區明確財務界限。

01、差旅費大揭秘：到底包括啥？

差旅費涵蓋員工因公務出差期間產生的所有相關費用，具體包括以下幾項：

城市間交通費：指員工在出差時往返于出發地和目的地之間所使用的不同交通工具的費用，如飛機票、火車票、長途汽車票和輪船票等。例如，從北京到上海的高鐵票費用即屬于此類。

住宿費：指員工在出差期間入住酒店、賓館或招待所產生的住宿費用。例如，在上海出差期間入住三星級酒店的房費即為住宿費的一部分。

出差費用補貼

伙食補助費旨在補償員工出差期間的餐飲開銷，按公司規定和出差地區標準發放，通常為每天100元或150元。市內交通費則用于補貼員工在出差地城市內部的交通支出，包括地鐵、公交、出租車及共享單車等費用。例如，在上海出差期間，從酒店至客戶公司的地鐵費用可計入此類補貼。

02、差旅費如何入賬？ 

差旅費由于出差的目的、業務性質、報銷人員等不同，其入賬也是不一樣。

1.管理部門或后勤部門人員出差發生的費用，計入“管理費用——差旅費”。

2.銷售或營銷部門為銷售產品、市場推廣等發生的差旅費，計入“銷售費用——差旅費”。    

3.企業為客戶承擔的差旅費，計入“銷售費用——業務招待費”。  

4.員工為了宣傳產品發生的差旅費或為了推廣產品為消費者報銷的差旅費，計入“銷售費用——業務宣傳費”。   

5.企業獨立董事為行使獨立董事職責而發生的差旅費等，計入“管理費用——董事會經費”。

6.制造型企業產品加工過程中，委派生產技術人員到受托方生產現場進行技術指導和現場質量控制等，計入“制造費用”。     

除上述列舉之外，還有一些特殊情況。例如，為邀請的培訓專家報銷差旅費，應計入“職工教育經費”；基建人員為施工建設而發生的差旅費，應計入“在建工程”等。

03、進項抵扣有講究

差旅費的進項抵扣可不是隨心所欲的，有著明確的規定和限制，下面就來詳細了解一下。

（一）交通費抵扣細則

自 2019 年 4 月 1 日起，納稅人購進國內旅客運輸服務，其進項稅額允許從銷項稅額中抵扣。但要注意，這里的車票抵扣必須同時滿足以下幾個條件：

時間要求：取得的飛機票、火車票等必須是 2019 年 4 月 1 日之后的，在此之前的票據無法進行抵扣。例如，員工在 2019 年 3 月出差取得的火車票，即使其他條件都符合，也不能抵扣進項稅額。

人員要求：報銷人員必須是與本單位簽訂勞動合同的員工，或者是本單位作為用工單位接受的勞務派遣員工。如果是外單位的人員，如客戶、供應商等，其交通費用是不能在本單位進行進項抵扣的。

運輸區域要求：必須屬于國內旅客運輸服務。像員工去境外出差報銷的國際機票，就不允許抵扣。比如公司安排員工去日本出差，所購買的國際機票費用就不能進行進項稅額抵扣。

用途要求：要用于生產所需，對于用于免稅、簡易計稅項目、個人消費、集體福利的不允許抵扣。假設公司將購進的旅客運輸服務用于員工的旅游福利，那么這部分費用的進項稅額就不能抵扣。

發票抬頭要求：如果取得增值稅電子普通發票，發票抬頭必須為公司，非公司抬頭不允許抵扣。例如，員工取得的電子普通發票抬頭是個人姓名，而不是公司名稱，那么這張發票就不能用于進項抵扣 。

對于未取得增值稅專用發票的情況，暫按照以下規定確定進項稅額：

取得增值稅電子普通發票的：直接以發票上注明的稅額作為進項稅額進行抵扣。比如，員工出差取得的滴滴打車增值稅電子普通發票，發票上注明的稅額為 50 元，那么就可以直接抵扣 50 元的進項稅額。

取得注明旅客身份信息的航空運輸電子客票行程單的：按照公式 “航空旅客運輸進項稅額 =(票價 + 燃油附加費)÷(1+9%)×9%” 計算進項稅額。假設一張航空運輸電子客票行程單上的票價為 1000 元，燃油附加費為 50 元，那么可抵扣的進項稅額 =(1000+50)÷(1+9%)×9%≈86.70 元 。

取得注明旅客身份信息的鐵路車票的：按照公式 “鐵路旅客運輸進項稅額 = 票面金額 ÷(1+9%)×9%” 計算。例如，一張鐵路車票的票面金額為 500 元，可抵扣的進項稅額 = 500÷(1+9%)×9%≈41.28 元 。

取得注明旅客身份信息的公路、水路等其他客票的：按照公式 “公路、水路等其他旅客運輸進項稅額 = 票面金額 ÷(1+3%)×3%” 計算。比如，一張公路客票的票面金額為 200 元，可抵扣的進項稅額 = 200÷(1+3%)×3%≈5.83 元 。

（二）車輛費抵扣情形闡釋

企業運營中，車輛費抵扣依不同情形判定。自有車輛出差，加油費、過路費等，憑增值稅專票稅額抵扣，普票不可。如某公司員工開自有車出差，加油站獲 300 元稅額專票，公司可抵扣；若為普票則不能。

私車公用，企業須與員工簽租車協議，明確加油費、停車費等由公司擔，出差取得加油費專票可認證抵扣。像員工小李簽協議后，出差取得 200 元稅額加油費專票，公司能抵扣；未簽協議，即便有專票也無權抵扣。

租車費，企業依規從正規租車公司租車用于出差，取得專票，其上稅額可抵扣。如某公司租專業租車公司車，獲 100 元稅額專票，即可抵扣。

（三）住宿費抵扣關鍵要點解析

員工出差住宿費，取得公司抬頭增值稅專票，滿足合規條件可認證抵扣。但用于集體福利（如公司組織旅游）、個人消費、接待非本公司員工、企業免稅或簡易計稅項目人員出差等情況，住宿費不能抵扣。如公司給員工免費住宿福利、接待客戶住宿費，均不可抵扣，財務人員需甄別。

（四）餐飲費抵扣明確規定

依據財稅〔2016〕36 號通知，購進餐飲服務，進項稅額不得從銷項稅額中抵扣。員工出差餐費，即便取得增值稅專票，也不許抵扣。如員工出差飯店就餐取得專票，稅額不能用于抵扣，企業處理差旅費餐飲費發票要防風險、遵法規，杜絕錯誤抵扣。

04、稅前扣除要注意

在企業日常運營中，差旅費扣除方式因業務而異。

（一）可直接扣除情形

管理、后勤部門人員出差費，因維持企業運轉，與管理、后勤保障相關，記 “管理費用 — 差旅費” 可稅前扣；銷售、營銷部門為銷售、拓市場出差費，記 “銷售費用 — 差旅費”，票據合規就能直接扣；獨立董事履職差旅費，記 “管理費用 — 董事會經費”，也可直接扣。這些只要有真實合法票據證明確實發生，計算企業所得稅應納稅所得額時就能扣除。

（二）限額扣除情況

有些差旅費能扣但有限額。企業為宣傳產品邀消費者、客戶參觀等產生的差旅費記 “業務宣傳費”，一般企業按不超當年銷售（營業）收入 15% 扣，超的結轉扣，化妝品等三類企業提至 30%。企業交際應酬為客戶等報的差旅費記 “業務招待費”，按發生額 60% 扣，且不超當年銷售（營業）收入 5‰，如某企業收入 1000 萬元、招待費 10 萬元，按 60% 算可扣 6 萬元，按 5‰算只能扣 5 萬元。員工福利性質差旅費記 “職工福利費”，限額為工資薪金總額 14%，某企業工資薪金 500 萬元、福利費 80 萬元含福利部門差旅費 10 萬元，超限額 10 萬元當年不能扣。

（三）需計入資產計稅基礎的情形

部分差旅費要計入資產計稅基礎。制造型企業委外加工，派技術人員指導，差旅費先記 “制造費用” 再分攤到產品成本，隨銷售逐步扣；基建人員施工差旅費先記 “在建工程”，完工轉固定資產后，依折舊政策在使用年限內逐步扣，如某企業新建廠房，基建差旅費 50 萬元就如此處理；研發人員差旅費，費用化支出當期依規加計扣，資本化支出記 “無形資產” 計稅基礎，隨攤銷扣。

05、個人報銷與個稅 

員工報銷差旅費時，個人所得稅的處理有明確規定。只要員工取得合法有效的發票，并據此報銷實際發生的差旅費用，這部分支出無需計入個人所得稅。因為此類費用屬于企業的正常經營支出，不構成員工的個人收入。例如，員工小林在出差后使用交通和住宿的發票向公司申請報銷，這些費用不會被計算在他的工資中用于繳納個人所得稅。

如果企業以差旅費補貼形式發放給員工，需根據具體情況判斷稅務處理。若按照財政部門或企業自行制定的合理標準發放的差旅費津貼，通常不計入工資薪金收入，免征個人所得稅。然而，超出標準的部分需并入工資薪金計算繳納個人所得稅。例如，某企業規定員工出差每天的補貼標準為200元，小趙出差5天按規定應獲得1000元補貼，該部分不需繳納個稅；若實際發放1500元，超出的500元需按“工資、薪金所得”稅率繳納個人所得稅。

單位以差旅費名義發放的工資性補貼應納入工資薪金繳納個人所得稅。企業為避稅，常將部分工資作為差旅費補貼發放，無論是否出差，每月固定金額的此類補貼屬工資性質，應按工資薪金規定計算納稅。

差旅費入賬看似不難，實則涉及財務、稅務多領域知識法規。從差旅費明細構成，依不同業務選入賬科目，到判定進項抵扣、明確稅前扣除條件，再到處理個人所得稅事宜，各環節都需審慎。唯有精準把握要點，依規操作，才能保障企業財務合規，規避稅務隱患與財務糾紛。望大家日后將知識用于實操，讓差旅費入賬更高效、精準，做到得心應手。