在公司运营中，财务管理至关重要，贯穿日常运营各环节。近期，盟叔精心筹备，聚焦高频被提及的差旅费问题，其合理规划、合规报销与精准管控影响成本与效率，盟叔将通过这篇文章，帮助大家避开误区明确财务界限。

01、差旅费大揭秘：到底包括啥？

差旅费涵盖员工因公务出差期间产生的所有相关费用，具体包括以下几项：

城市间交通费：指员工在出差时往返于出发地和目的地之间所使用的不同交通工具的费用，如飞机票、火车票、长途汽车票和轮船票等。例如，从北京到上海的高铁票费用即属于此类。

住宿费：指员工在出差期间入住酒店、宾馆或招待所产生的住宿费用。例如，在上海出差期间入住三星级酒店的房费即为住宿费的一部分。

出差费用补贴

伙食补助费旨在补偿员工出差期间的餐饮开销，按公司规定和出差地区标准发放，通常为每天100元或150元。市内交通费则用于补贴员工在出差地城市内部的交通支出，包括地铁、公交、出租车及共享单车等费用。例如，在上海出差期间，从酒店至客户公司的地铁费用可计入此类补贴。

02、差旅费如何入账？ 

差旅费由于出差的目的、业务性质、报销人员等不同，其入账也是不一样。

1.管理部门或后勤部门人员出差发生的费用，计入“管理费用——差旅费”。

2.销售或营销部门为销售产品、市场推广等发生的差旅费，计入“销售费用——差旅费”。    

3.企业为客户承担的差旅费，计入“销售费用——业务招待费”。  

4.员工为了宣传产品发生的差旅费或为了推广产品为消费者报销的差旅费，计入“销售费用——业务宣传费”。   

5.企业独立董事为行使独立董事职责而发生的差旅费等，计入“管理费用——董事会经费”。

6.制造型企业产品加工过程中，委派生产技术人员到受托方生产现场进行技术指导和现场质量控制等，计入“制造费用”。     

除上述列举之外，还有一些特殊情况。例如，为邀请的培训专家报销差旅费，应计入“职工教育经费”；基建人员为施工建设而发生的差旅费，应计入“在建工程”等。

03、进项抵扣有讲究

差旅费的进项抵扣可不是随心所欲的，有着明确的规定和限制，下面就来详细了解一下。

（一）交通费抵扣细则

自 2019 年 4 月 1 日起，纳税人购进国内旅客运输服务，其进项税额允许从销项税额中抵扣。但要注意，这里的车票抵扣必须同时满足以下几个条件：

时间要求：取得的飞机票、火车票等必须是 2019 年 4 月 1 日之后的，在此之前的票据无法进行抵扣。例如，员工在 2019 年 3 月出差取得的火车票，即使其他条件都符合，也不能抵扣进项税额。

人员要求：报销人员必须是与本单位签订劳动合同的员工，或者是本单位作为用工单位接受的劳务派遣员工。如果是外单位的人员，如客户、供应商等，其交通费用是不能在本单位进行进项抵扣的。

运输区域要求：必须属于国内旅客运输服务。像员工去境外出差报销的国际机票，就不允许抵扣。比如公司安排员工去日本出差，所购买的国际机票费用就不能进行进项税额抵扣。

用途要求：要用于生产所需，对于用于免税、简易计税项目、个人消费、集体福利的不允许抵扣。假设公司将购进的旅客运输服务用于员工的旅游福利，那么这部分费用的进项税额就不能抵扣。

发票抬头要求：如果取得增值税电子普通发票，发票抬头必须为公司，非公司抬头不允许抵扣。例如，员工取得的电子普通发票抬头是个人姓名，而不是公司名称，那么这张发票就不能用于进项抵扣 。

对于未取得增值税专用发票的情况，暂按照以下规定确定进项税额：

取得增值税电子普通发票的：直接以发票上注明的税额作为进项税额进行抵扣。比如，员工出差取得的滴滴打车增值税电子普通发票，发票上注明的税额为 50 元，那么就可以直接抵扣 50 元的进项税额。

取得注明旅客身份信息的航空运输电子客票行程单的：按照公式 “航空旅客运输进项税额 =(票价 + 燃油附加费)÷(1+9%)×9%” 计算进项税额。假设一张航空运输电子客票行程单上的票价为 1000 元，燃油附加费为 50 元，那么可抵扣的进项税额 =(1000+50)÷(1+9%)×9%≈86.70 元 。

取得注明旅客身份信息的铁路车票的：按照公式 “铁路旅客运输进项税额 = 票面金额 ÷(1+9%)×9%” 计算。例如，一张铁路车票的票面金额为 500 元，可抵扣的进项税额 = 500÷(1+9%)×9%≈41.28 元 。

取得注明旅客身份信息的公路、水路等其他客票的：按照公式 “公路、水路等其他旅客运输进项税额 = 票面金额 ÷(1+3%)×3%” 计算。比如，一张公路客票的票面金额为 200 元，可抵扣的进项税额 = 200÷(1+3%)×3%≈5.83 元 。

（二）车辆费抵扣情形阐释

企业运营中，车辆费抵扣依不同情形判定。自有车辆出差，加油费、过路费等，凭增值税专票税额抵扣，普票不可。如某公司员工开自有车出差，加油站获 300 元税额专票，公司可抵扣；若为普票则不能。

私车公用，企业须与员工签租车协议，明确加油费、停车费等由公司担，出差取得加油费专票可认证抵扣。像员工小李签协议后，出差取得 200 元税额加油费专票，公司能抵扣；未签协议，即便有专票也无权抵扣。

租车费，企业依规从正规租车公司租车用于出差，取得专票，其上税额可抵扣。如某公司租专业租车公司车，获 100 元税额专票，即可抵扣。

（三）住宿费抵扣关键要点解析

员工出差住宿费，取得公司抬头增值税专票，满足合规条件可认证抵扣。但用于集体福利（如公司组织旅游）、个人消费、接待非本公司员工、企业免税或简易计税项目人员出差等情况，住宿费不能抵扣。如公司给员工免费住宿福利、接待客户住宿费，均不可抵扣，财务人员需甄别。

（四）餐饮费抵扣明确规定

依据财税〔2016〕36 号通知，购进餐饮服务，进项税额不得从销项税额中抵扣。员工出差餐费，即便取得增值税专票，也不许抵扣。如员工出差饭店就餐取得专票，税额不能用于抵扣，企业处理差旅费餐饮费发票要防风险、遵法规，杜绝错误抵扣。

04、税前扣除要注意

在企业日常运营中，差旅费扣除方式因业务而异。

（一）可直接扣除情形

管理、后勤部门人员出差费，因维持企业运转，与管理、后勤保障相关，记 “管理费用 — 差旅费” 可税前扣；销售、营销部门为销售、拓市场出差费，记 “销售费用 — 差旅费”，票据合规就能直接扣；独立董事履职差旅费，记 “管理费用 — 董事会经费”，也可直接扣。这些只要有真实合法票据证明确实发生，计算企业所得税应纳税所得额时就能扣除。

（二）限额扣除情况

有些差旅费能扣但有限额。企业为宣传产品邀消费者、客户参观等产生的差旅费记 “业务宣传费”，一般企业按不超当年销售（营业）收入 15% 扣，超的结转扣，化妆品等三类企业提至 30%。企业交际应酬为客户等报的差旅费记 “业务招待费”，按发生额 60% 扣，且不超当年销售（营业）收入 5‰，如某企业收入 1000 万元、招待费 10 万元，按 60% 算可扣 6 万元，按 5‰算只能扣 5 万元。员工福利性质差旅费记 “职工福利费”，限额为工资薪金总额 14%，某企业工资薪金 500 万元、福利费 80 万元含福利部门差旅费 10 万元，超限额 10 万元当年不能扣。

（三）需计入资产计税基础的情形

部分差旅费要计入资产计税基础。制造型企业委外加工，派技术人员指导，差旅费先记 “制造费用” 再分摊到产品成本，随销售逐步扣；基建人员施工差旅费先记 “在建工程”，完工转固定资产后，依折旧政策在使用年限内逐步扣，如某企业新建厂房，基建差旅费 50 万元就如此处理；研发人员差旅费，费用化支出当期依规加计扣，资本化支出记 “无形资产” 计税基础，随摊销扣。

05、个人报销与个税 

员工报销差旅费时，个人所得税的处理有明确规定。只要员工取得合法有效的发票，并据此报销实际发生的差旅费用，这部分支出无需计入个人所得税。因为此类费用属于企业的正常经营支出，不构成员工的个人收入。例如，员工小林在出差后使用交通和住宿的发票向公司申请报销，这些费用不会被计算在他的工资中用于缴纳个人所得税。

如果企业以差旅费补贴形式发放给员工，需根据具体情况判断税务处理。若按照财政部门或企业自行制定的合理标准发放的差旅费津贴，通常不计入工资薪金收入，免征个人所得税。然而，超出标准的部分需并入工资薪金计算缴纳个人所得税。例如，某企业规定员工出差每天的补贴标准为200元，小赵出差5天按规定应获得1000元补贴，该部分不需缴纳个税；若实际发放1500元，超出的500元需按“工资、薪金所得”税率缴纳个人所得税。

单位以差旅费名义发放的工资性补贴应纳入工资薪金缴纳个人所得税。企业为避税，常将部分工资作为差旅费补贴发放，无论是否出差，每月固定金额的此类补贴属工资性质，应按工资薪金规定计算纳税。

差旅费入账看似不难，实则涉及财务、税务多领域知识法规。从差旅费明细构成，依不同业务选入账科目，到判定进项抵扣、明确税前扣除条件，再到处理个人所得税事宜，各环节都需审慎。唯有精准把握要点，依规操作，才能保障企业财务合规，规避税务隐患与财务纠纷。望大家日后将知识用于实操，让差旅费入账更高效、精准，做到得心应手。